Projektmanagementsoftware

Unter Projektmanagementsoftware (kurz: PMS) werden Computerprogramme zusammengefasst, die in Unternehmen die Organisation, Durchführung und Konzeption von Projekten erleichtern. Durch die Optimierung von Projektarbeit lassen sich vor allem bei komplexeren Anforderungen Zeit und Kosten einsparen. Projektmanagement-Tools gibt es sowohl für einfache Aufgaben wie die Teamkommunikation als auch in umfänglicher Ausführung für viele verschiedene Tasks.

Hintergrund

Die Arbeit in Unternehmen erfolgt heute in nahezu allen Bereichen softwaregestützt. Für Projekte hat sich die Verwendung einer speziellen Software vielfach bewährt, auch wenn bereits gängige Office-Programme oder spezielle Datenbank-Tools für die Projektkoordination zum Einsatz kommen. Eine Projektmanagementsoftware wiederum besteht nicht aus einem einzelnen Typus, sondern lässt sich in vier verschiedene Kategorien einteilen

• Programme, die nur für ein spezifisches Projekt verwendet werden (Single Project Management Systems)
• Software, die sich einzelnen Teilen des Projektmanagements wie der Planung, dem Prozess, den Ressourcen oder dem Service zuordnen lässt (Multi Project Management Systems)
• Projektmanagement-Tools, die im gesamten Unternehmen genutzt werden (Enterprise Project Management Systems)
• Tools, die für einzelne Bestandteile des Projektmanagements verwendet werden, wie zum Beispiel für die Teamkommunikation (Project Collaboration Services)

Unabhängig vom jeweiligen Typus soll die Software alle Prozesse des Projektmanagements effizienter machen. Dies beginnt bei der Ideenfindung und reicht bis hin zum Abschluss des Projekts. Alle Zwischenschritte wie Portfolio- und Programmplanung sowie das entsprechende Controlling sollen ebenfalls mit einer Projektmanagementsoftware abgedeckt werden. Allgemeine Anforderungen an die Programme für die Projektsteuerung und Koordination bestehen darin, Zeit, Kosten, Ressourcen, mögliche Risiken und Aufgaben zu erkennen, analysieren und anschließend zu speichern. Außerdem sollten Anwender auf mögliche Probleme mit dem Projekt softwareseitig reagieren können. Auch Qualitätssicherung und –kontrolle müssen mit der entsprechenden Software möglich sein. Die technischen Anforderungen betreffend, müssen alle nötigen Schnittstellen vorhanden sein. Zugleich muss die Software leicht zu konfigurieren sein und von allen Teammitgliedern verwendet werden können. Ebenso ist es von Vorteil, wenn ein Projektmanagement-Tool diverse Möglichkeiten für den Datenex- und import bietet, als auch mit Projektvorlagen zur einfacheren Bearbeitung arbeitet.

Zu den Standards einer Projektmanagementsoftware gehören die Einbindung von gängigen Office-Programmen mit Textverarbeitung und Tabellenkalkulation. Darüber hinaus arbeiten die meisten Tools mit Vorlagen, welche zum Beispiel das Anlegen von Projekten erleichtern und die Zeit für die Vorbereitung verkürzen. Manche Softwareprogramme bieten als Standard auch Apps an, mit denen die Projekt-Features bearbeitet und geteilt werden können.

Top 5 Tools

Projektmanagementsoftware gibt es mittlerweile seit über 30 Jahren. Heute konkurrieren auf dem Markt viele verschiedene Anbieter. Hier folgen die 5 Top-Softwarelösungen für das Projektmanagement.

1. Jira

Jira ist ein kostenpflichtiges Projektmanagement-Tool des australischen Softwareunternehmens Atlassian. Das Tool bietet seinen Nutzern weit mehr als 150 verschiedene Funktionen an. Mitglieder einer Projektgruppe können einzelne Arbeitsschritte direkt verfolgen und so schneller nachvollziehen. Codes lassen sich über die Cloud gemeinsam bearbeiten und analysieren. Ein Service-Desk liefert eine Übersicht über Deadlines und einzelne Planungsschritte. Jira ist vor allem für Softwareentwickler geeignet, die große Projekte im Team organisieren und bearbeiten müssen. Mit einem Account können bis zu 2.000 User gemeinsam an einem Projekt arbeiten.

2. Sprintly

Sprintly wird von einem US-amerikanischen Unternehmen aus Colorado angeboten. Das Besondere an diesem Tools ist, dass es nicht nur auf einen Unternehmensbereich fokussiert ist, sondern einen holistischen Ansatz verfolgt. Mit Sprintly arbeiten User aus Marketing, Softwareentwicklung und dem Management gemeinsam an einem Projekt. Der Fortschritt der einzelnen Teammitglieder kann in Echtzeit nachvollzogen werden. Praktisch ist auch die Übersicht über die Arbeitsvolumina der einzelnen Teammitglieder. Sprintly ist ein umfassendes Projektmanagement-Tool, mit dem verschiedene Unternehmensabteilungen zusammenarbeiten können.

3. Axosoft

Die Projektmanagementsoftware Axosoft liefert die Basis für eine agile Softwareentwicklung, die zugleich das Projektmanagement sowie den Support mit einbezieht. Zugleich können mit dem Tool neben der Projektplanung auch Analysen und Reportings ausgewertet werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, auch die Kostenplanung in das browserbasierte Programm einzubeziehen. Laut Hersteller wird die Software weltweit von mehr als 11.000 Unternehmen genutzt. Axosoft ist für die agile Softwareentwicklung im Team geeignet, bei der auch das Management direkt mit in alle Arbeitsprozesse einbezogen werden kann.

4. Pivotal Tracker

Bei Pivotal Tracker handelt es sich um eine SaaS-Softwarelösung für die agile Projektentwicklung. Von der Priorisierung über die Ausgestaltung bis hin zur Lieferung an den Kunden lässt sich mit diesem Tool Software effizient im Team entwickeln. Die Mitglieder einer Projektgruppe können einzelnen Tasks folgen und werden über den Fortschritt wie bei einem Kurzmitteilungsdienst informiert. Alle Aufgaben können von den Teammitgliedern auch direkt kommentiert werden. Pivotal Tracker eignet sich hervorragend für agile Entwicklerteams, die ihre Projekte von der Priorisierung bis zur Auslieferung an den Kunden kontrollieren und steuern müssen.

5. Microsoft Project

Microsoft Project war bereits in den späten 1980er-Jahren eines der ersten Projektmanagement-Tools auf dem Markt. Ursprünglich als Softwarelösung für die eigenen Entwicklerteams gedacht, hat sich das Tool stetig weiterentwickelt und bietet Projektgruppen alle wichtigen Features, um effizient zusammenzuarbeiten. Mit der cloudbasierten Softwarelösung können sowohl einzelne Teammitglieder als auch Projektmanager und die Geschäftsführung gemeinsam arbeiten. Microsoft Project ist für Unternehmen jeglicher Art geeignet, die bereits Office-Produkte von Microsoft verwenden.

Nutzen für das Online Marketing

Eine Projektmanagementsoftware kann die Effizienz von Projektarbeit durch Bündelung und Koordination von Aufgaben verbessern. Durch die Zeitersparnis können Projekte so schneller und zugleich kostengünstiger abgeschlossen werden. Der Umfang der entsprechenden Software kann anhand der Komplexität des Projekts ausgewählt werden. Manche Programme dienen lediglich dazu, die Kommunikation im Team zu fördern. Mit anderen Tools lassen sich Projekte vom Management bis zu Ausführung komplett koordinieren und analysieren. Heute arbeiten viele Anbieter mit sogenannten SaaS-Programmen. Diese sind browserbasiert und benötigen keine spezielle Software, die auf dem Rechner installiert werden muss. Dies hat den Vorteil, dass alle Projekt-Beteiligten von überall Zugriff auf die Daten haben. Projektmanagementsoftwares gibt es in vielen verschiedenen Ausführungen auf dem Markt. Unternehmen sollten sich vor deren Einsatz genau überlegen, für welche Zwecke das Tool genutzt wird und für wie viele Teammitglieder es maximal zur Verfügung stehen soll. Empfehlenswert ist es, jede Software zunächst zu testen. Viele Unternehmen bieten hierfür eine kostenlose Testphase an.

Weblinks

• 20 Projektmanagement-Tools im Überblick
• Projektmanagement aus der Cloud – Vorteile, Nachteile, Marktüberblick
• Wann lohnt sich der Einsatz von Projektmanagement-Software?