Budget Allocation

Mithilfe der sogenannten Budget Allocation wird innerhalb eines Online-Unternehmens festgelegt, wie viel Geld für einen bestimmten Zeitraum, meist ein Jahr, ausgegeben werden kann. Da diese Planung zunächst auf einer Schätzung des zur Verfügung stehenden Geldes basiert, muss die Höhe des Budgets unter Umständen zu einem späteren Zeitpunkt angepasst werden.

Allgemeine Informationen zum Thema

Im Zuge der Budget Allocation werden Abteilungen oder Organisationen innerhalb eines Unternehmens separat betrachtet und finanziell ausgestattet. Daraus ergibt sich ein Gesamtbudget, das auf die jeweiligen Posten verteilt wird und das als rote Linie der maximalen Ausgaben bezeichnet werden könnte. Eine Abteilung oder Organisation kann – je nach Größe und Zahl der Funktionen – auch mehrere Budgets zugeteilt bekommen. Je genauer die Zuordnung von Budget und Abteilung erfolgt, desto klarer ist die Verwendung geregelt.

Da die Verteilung vorerst auf einer Schätzung beruht, kann es im Laufe des Jahres zu Veränderungen kommen, die eine Korrektur des Budgets notwendig machen. Findet beispielsweise ein wirtschaftlicher Abschwung statt, kann das für die Budgetplanung Handlungsbedarf bedeuten. Auch unzureichende Umsatzplanungen oder erhöhtes Schadenaufkommen kann eine Nachjustierung zur Folge haben. Gerade für Shops ist es daher wichtig, alle Bestellungen und Rechnungen genau zu dokumentieren und Aufstellungen über Guthaben und offene Forderungen bereitzustellen. Ist abzusehen, dass das geplante Budget nicht ausreicht, muss es neu berechnet und festgelegt werden.

Einbeziehung der Mitarbeiter

Während es in kleinen Unternehmen sinnvoll sein kann, das Budget von einer Stelle aus zu planen, funktioniert diese Herangehensweise bei größeren Firmen nicht unbedingt. Wenn die Zahl der Abteilungen eine gewisse Größe erreicht hat und für die Budgetplanung besondere Kenntnisse oder spezielles Wissen erforderlich sind, ist eine von oben angeordnete Mittelzuweisung nicht immer möglich oder zielführend. Stattdessen werden die leitenden Mitarbeiter in den Prozess einbezogen und nach ihren Vorstellungen befragt.

Die Ergebnisse der Budget Allocation im Rahmen von Mitarbeiterbefragungen bringen eine gewisse Unsicherheit mit sich. Denn einerseits ist das Fachwissen der entsprechenden Mitarbeiter hilfreich und wertvoll, um realistische Einschätzungen zu erhalten und so eine vernünftige Planung der Mittel vorzunehmen. Andererseits muss man bei Befragungen nach dem Budget die vorhandenen Eigeninteressen mit einbeziehen. Ist die Basis für die Budgetermittlung zum Beispiel die Festlegung eines Sollwertes für den budgetierten Zeitraum, werden die befragte Mitarbeiter wahrscheinlich einen eher niedrigen Wert angeben, um die eigene Belastung zu reduzieren. Geht es dagegen um die Verteilung von Werbemitteln oder finanziellen Ressourcen für Fort- oder Weiterbildungen, dürften die Angaben über die notwendigen Budget wahrscheinlich höher ausfallen. Es gilt daher, die Angaben der Mitarbeiter auf dem Hintergrund der persönlichen Motivation zu überprüfen. Hilfreich ist die Einbeziehung von Zahlen aus der Vergangenheit, die allerdings an die aktuellen Rahmenbedingungen angepasst werden müssen.

Budget Allocation und Controlling

Aufgrund der beschriebenen Problematik der Budget-Ermittlung ist das Controlling ab einer gewissen Unternehmensgröße unverzichtbar. Die Budgetplanung alleine aufgrund der Angaben von Mitarbeitern zu erstellen, stößt auf die oben beschriebenen Nachteile subjektiver Motivationen und Angaben. Ein Controller ist dazu da, Planung und Zielsetzung in Einklang zu bringen und realistische Zahlen zu ermitteln. Dabei müssen vier Aspekte einbezogen werden:

• Die Zielsetzung des Unternehmens bzw. der Unternehmensleitung
• Umwelteinflüsse
• Zukünftige Entwicklungen
• Planvorgaben für die ausführenden Stellen

Der Controller sollte die Partizipation aller Führungskräfte sicherstellen, er ist für die Kommunikation aller Beteiligten zuständig und muss die Planung der Aktivitäten ermöglichen. Um ein den Rahmenbedingungen angemessenes Budget anzusetzen, legt der Controller Leistungsziele fest, anhand derer dann das Budget erstellt wird. Im nächsten Schritt werden die Einzelbudgets in einem Gesamtbudget zusammengefasst. Gerade weil unterschiedliche Faktoren bei der Budget Allocation eine Rolle spielen und die ermittelten Werte nicht statisch sein können, muss der Controller in regelmäßigen Abständen die Einhaltung der Vorgaben überprüfen. So wird Handlungsbedarf früh erkannt und von nicht direkt beteiligten Stelle – also ohne egoistische Motivation – umgesetzt.

Bedeutung für das Online Marketing

Wenngleich die Budget Allocation besonders in größeren und großen Unternehmen unverzichtbar ist, gehört die Planung des Budgets auch in kleine Unternehmen zur Notwendigkeit, selbst wenn es sich um einen „Ein-Mann-Betrieb“ handelt. Marketingaktivitäten sollten grundsätzlich nicht spontan, sondern langfristig geplant werden, daher sind Werte über das dafür zur Verfügung stehende Budget wichtig. Entscheidend sind Überlegungen hinsichtlich der Prioritäten der Mittel, die verwendet werden sollen. Auch in kleinen Unternehmen gilt, mittels Budget Allocation regelmäßig die eigenen Vorgaben zu überprüfen. Annahmen, die bei der ersten Planung noch als sicher galten, müssen dies zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr zwingend sein. Je früher auf derlei Veränderungen reagiert wird, desto sicherer kann die Budgetplanung erfolgen.

Weblinks

• Budgetvergabe und Ressourcenplanung
• Optimale Berechnung der Budgetverteilung
• Finanz- und Haushaltsmanagement Good Practice Guidance
• Aktuelle Beiträge zu Corporate Citizenship