Digital Asset Management

Ein Digital Asset Management (kurz: DAM) bezeichnet die zentrale Speicherung, Verwaltung und Auszeichnung von sogenannten digitalen Assets. Ein digitales Asset kann dabei aus Texten, Bildern, Grafiken, Videos, Quellcodes, Layouts oder weiteren multimedialen Inhalten bestehen, die mit zusätzlichen Informationen angereichert wurden. Der Umgang mit solchen Medieninhalten in einem zentralen System wird durch Auszeichnungen mit Metadaten und der darauffolgenden Katalogisierung ermöglicht.

Durch Metadaten werden die Inhalte strukturiert und mithilfe dieser Strukturen für die Nutzer des Asset Managements auffind- und nutzbar gemacht. Als Metadaten oder Zusatzinformationen gelten auch Rechte, Lizenzen und die Erlaubnis zur Nutzung oder Vervielfältigung einzelner Medieninhalte. Je nach Kontext wird das Management von digitalen Assets auch als Media Asset Management, Video Asset Management oder Enterprise Content Management bezeichnet oder lediglich als Teil dieser Konzepte betrachtet.

Funktionsweise

Die Basis des DAM bildet meist ein Content Management System (CMS) oder Product Information Management (PIM), das die Inhalte zunächst erhält, um sie in bestimmten Formaten zu indizieren und zu speichern. Jede Mediendatei wird nach bestimmten Kriterien in das System eingepflegt. So würden Audio- und Videoformate beispielsweise mit dem Kriterium der Laufzeit in Minuten in das System importiert werden. Diese Kriterien sind zentral für den effektiven Umgang mit Medieninhalten. Denn die Strukturen der Metadaten ergeben sich aus den gewählten Kriterien und können sich nach ganz verschiedenen Ansprüchen und Gesichtspunkten richten. In Frage kommen hier allgemeine Standards wie der Dublin Core, oder speziellere Standards wie der PBCore (Public Broadcasting Metadata Dictionary) und der IPTC-IIM zur Auszeichnung von Bilddateien. Im besten Fall ergibt sich eine Metastruktur, die auf die Arbeitsweise des Unternehmens und die Materie zugeschnitten ist, sodass Medieninhalte schnell und leicht gefunden werden können.

Was ist ein Digital Asset?

Von digitalen Assets wird erst dann gesprochen, wenn Mediendateien einen Wert für das Unternehmen darstellen. Dies impliziert auch Inhalte, die nicht direkt Bestandteil des Geschäftsmodells sind. Materialien für das Marketing, das Corporate Design oder interne Dokumente, die nur für die Nutzung der Mitarbeiter gedacht sind, können ebenfalls digitale Assets sein. Der Wert für das Unternehmen muss kein monetärer sein; er kann auch im Workflow der täglichen Prozesse begründet sein. Der Vorteil eines DAM wird hier schnell deutlich: Alle Inhalte, die für die Arbeit wichtig sind, sind für alle Mitarbeiter oder nur bestimmte Gruppen von Mitarbeitern und Einzelpersonen verfügbar und auffindbar – weil sie annotiert wurden.

Suchtechnologie und Schnittstellen

Neben der Auszeichnung mit Metadaten und der damit verbundenen Verschlagwortung ist das leichte und schnelle Auffinden der Inhalte ein wichtiger Bestandteil des Digital Asset Managements. Die Suchtechnologie sollte möglichst alle für das Unternehmen wichtigen Aspekte abdecken. Dies können Schlagworte, Formatdaten, Lizenzen oder Kombinationen verschiedener Attribute und Metadaten sein. Je besser die Suchtechnologie, desto größer ist der Nutzen eines Digital Asset Managements für das gesamte Unternehmen. Dies ist neben einer Datenbank ebenfalls von einer geeigneten Infrastruktur mit ausreichend Rechenleistung abhängig. Die Systemarchitektur sollte darüber hinaus die Co-Erstellung, Versionskontrolle oder Verteilung und Verbreitung von Inhalten unterstützen. Wenn das DAM-System mittels Schnittstellen (API) mit dem CMS und weiteren Modulen aus den Bereichen Distribution oder Marketing verknüpft wird, können Synergieeffekte genutzt werden.

Beispiel

Eine Fotoagentur würde beispielsweise Bilder in höchster Auflösung als jpeg, png oder psd erstellen und speichern. Jedes Bild würde zudem eine aussagekräftige Beschreibung und eine Verschlagwortung bekommen. Auch Urheber, Ort und Zeit der Aufnahme, abgebildete Objekte und Personen sowie Größe der Aufnahme und der Speicherbedarf könnten hier notiert werden. Diese Metadaten sind wichtig für die Verwaltung und das spätere Wiederfinden der Bilder. Wird nun das Bild verwendet, kann dies aus dem DAM-System heraus geschehen. Ein Mitarbeiter sucht nach einem Bild, das mit bestimmten Schlagwörter verknüpft ist, und exportiert es, um es in einer anderen Umgebung zu verwenden. Zudem würde er die Nutzungs- und Lizenzvereinbarungen überprüfen, um rechtliche Aspekte abzuklären. Es werden auch oft Schnittstellen und Module benutzt, um das DAM-System mit weiteren Anwendungen nutzbar zu machen.

DAM Tools

Ein kleine Auswahl von DAM-Lösungen.

• Canto
• Picturepark
• WebDAM
• Adobe Marketing Cloud
• Resourcespace (Open Source)
• Razuna (Open Source)
• Phraseanet (Open Source)
• Notre DAM (Open Source)

Bedeutung für das Online Marketing

Ein Digital Asset Management bedeutet zunächst eine Zeitersparnis. Mitarbeiter müssten ohne ein DAM lange nach bestimmten Medieninhalten suchen, deren Nutzungsrechte mit der Rechtsabteilung abklären und einen gewissen Kommunikationsaufwand auf sich nehmen. Derlei Arbeiten entfallen dank des DAM Systems. Allerdings ist es auch eine Investition, die sich erst ab einer bestimmten Unternehmensgröße rechnet – mit Ausnahme von Verlagen, Bildagenturen oder Redaktionen. Denn hier ist ein DAM-System die Basis des Geschäftsmodells. Die Zeitersparnis bedeutet jedoch indirekt auch eine Kostenersparnis und unter Umständen rechnet sich die gewonnene Effektivität, auch wenn das in Zahlen nicht messbar ist. Insbesondere die Rechteverwaltung kann Folgekosten einsparen, die bei etwaigen Rechtsverletzungen auftreten können.

Weblinks

• DAM Definition
• DAM Definition
• Wichtige DAM Begriffe
• DAM Glossar
• DAM allgemeine Definitionen