Kommunikationssysteme als Schlüssel zum Erfolg

Webbasierte Kommunikation (“One-2-many”) hat aber ohnehin ein enormes Potential eröffnet, das vor einigen Jahren noch unvorstellbar war. Natürlich gibt es schon seit langem den klassischen E-Mail Verkehr, allerdings schätzen Experten, dass die sehr einseitige, versteinerte, E-Mail-Kommunikation in einigen Jahren das gleiche Schicksal treffen wird wie das Fax.

Vor allem müssen die wichtigsten Touchpoints und Anforderungen an eine Kommunikationssoftware genau definiert werden sowie Prozesse und Workflows, die damit abgebildet werden sollen.

Abbildung 1: Kommunikations-Übersicht

Abbildung 2: Verschiedene Web-Kommunikationsarten (Quelle: Technikum Wien Academy)

Auswahlverfahren eines Kommunikationssystems

1. Für welche Zwecke soll das Tool allgemein verwendet werden?

2. Welche Prozesse und Workflows sollen abgebildet werden?

3. Welche Abteilungen/Personen sollen Zugang zu dem Tool bekommen?

4. Gibt es eine strategische Sicht auf das Tool?
z.B. 1 zentrale Lösung für Länderübergreifende Bewerbungsprozesse, effiziente Zusammenarbeit in der HR Abteilung etc.

5. Wie managen die jeweiligen Mitarbeiter aktuell ihr Outlook?
z.B. Ordnersysteme, Ablage der Mails auf der externer Festplatte, Cloud etc.

6. Welche IT-Anforderungen gibt es?

• Integrative Betrachtungsweise – SaaS Lösung etc.

• Einbindungsmöglichkeiten Active Directory (AD)

• Perpetual license, Major & Minor Release Zyklen oder Feature complete

• Import- und Export Konfigurationen

• Multi Instance oder Multi-Tenant Cloud/Server Konfiguration

7. Soll die Software nur kurzfristig eingesetzt werden oder längerfristig?
Short-Term < 1 Jahr vs. Long-Term > 3 Jahre

Abbildung 3: Wichtige Punkte in der Auswahl eines Systems

Übersicht der Anbieter für Kommunikationssysteme

Slack

Slack ist ein US-amerikanischer webbasierter Instant-Messaging-Dienst für Unternehmen, die Projekte Kollaboration und Dokumenten-Sharing nicht selbst hosten. Slack verfügt über mehr als 80 Integrationen wie Google Docs, dem Task Management System Asana, Salesforce, Trello usw.

Slack Aufbau

Ähnlich wie in Microsoft Teams können verschiedene Channels zusammengestellt werden, welche je nach Bedarf verschiedene Mitarbeiter eines Unternehmens – aber auch externe Partner und Kunden beinhalten können. Die verschiedenen Channels liegen innerhalb eines sogenannten Workspace, welcher über eine URL erreichbar ist. (Workspace Beispiel-Benennung: “https://meinefirma.slack.com”)

Abbildung 4: Allgemeine Übersicht Slack

In den jeweiligen Channels können Dateien, Dokumente, Bilder etc. beliebig ausgetauscht werden. Die Suche ist ebenfalls sehr übersichtlich aufgebaut, man kann nicht nur nach Namen und Dateien suchen, sondern auch nach Hashtags.

Abbildung 5: Übersicht Suche Slack

Vorteile von Slack:

• Integration verschiedener Plattformen (z.B. mit Google Drive)

• Alarmfunktionen/Benachrichtigungen

• Einfache Bedienung

Nachteile von Slack:

• Kann leicht mit zu vielen Kanälen “aus dem Ruder laufen”

• Teilweise Funktionen, die noch nicht ausgereicht sind wie z.B. der Chatbot

• Keine Info, wenn ein Kollege eine Nachricht gelesen hat

Abbildung 6: Spezifische Ansprache mit @ Zeichen in Slack

Microsoft Teams

Microsoft Teams ist ein Teil von Office 365 auf Basis der Azure Cloud und hat die gleichen Sicherheitsrichtlinien und Verwaltungsfunktionen wie alle anderen Programme bzw. Komponenten von Office 365 (Dateiablage über SharePoint Online, Skype for Business, OneDrive etc.). Es ist des Weiteren auch möglich, die Azure Active Directory gespeicherten Identitäten zu nutzen. Das heißt man muss sich nur einmalig anmelden und kann alle Dienste rund um Microsoft 365 nutzen (auch mobil am Handy).

Abbildung 7: Übersicht Microsoft Teams mit den verschiedenen Teams und Kanälen sowie Chat

Microsoft Teams Aufbau

Ein Team in Microsoft Teams dient dazu, eine Gruppe von Personen zusammenzubringen, die untereinander eng zusammenarbeiten, um Aufgaben zu erledigen. Dateien, Notizen, Unterhaltungen werden dort in einzelnen Kanälen dann verwaltet.

Sogenannte Registerkarten bieten einen schnellen Zugriff auf Programme aller Art bzw. verschiedene Erweiterungsfunktionen. Dazu zählen z.B. Projekt-Management Möglichkeiten wie das Erstellen eines Kanban Boards. Hier kann man verschiedene Tasks anlegen und bekommt dann auch eine genaue Zeitübersicht der involvierten Mitarbeiter.

Abbildung 8: Übersicht Registerkarten (“Plug-Ins”)

Abbildung 9: Kanban Board – Task Möglichkeiten

Abbildung 10: Bestandteile der Office 365-Gruppe rund um einen MS Teams Hub (Quelle)

Vorteile von MS Teams:

• Echtzeit Synchronisierung

• Umfangreiches Dokumentenmanagement

• Volle Integration in Microsoft Outlook bzw. Office 365

Nachteile von MS Teams:

• Aktuell sind noch einige Funktionen in Arbeit (Info von Microsoft)

• Integration von Excel, Word etc. direkt in Teams noch nicht optimal

• Benötigt Microsoft Office 365 Ökosystem für das volle Potential

Skype

Im Jahr 2003 gegründet und seit 2011 im Besitz von Microsoft ist es einer der bekanntesten Online-Kommunikationstools der Welt. Viele Dienstleistungen sind kostenlos, es gibt hier auch div. Abo Modelle, bei denen man gewisse Funktionen und Dienste hinzubuchen kann.

Während sich Skype im privaten Bereich durchgesetzt hat, ist es für den professionellen Social Collaboration Bereich nicht zu empfehlen, da wesentliche Business-Funktionen fehlen.

Vorteile von Skype:

• Weltweit bekanntes Chat System

• Ausreichend für Anwendungen wie Sprachanruf, Videotelefonie und Chat-Kommunikation

• Skype for Business mit erweiterten Business Funktionen

Nachteile von Skype:

• Fehlendes Dokumenten-Management, keine Projektmanagement-Funktionen etc.

• Skpye for Business soll durch Microsoft Teams ersetzt werden

• Allgemein eher für die private Nutzung gedacht

Abbildung 11: Skype for Business soll durch Microsoft Teams abgelöst werden (Quelle)

Discord

Der kostenlose Chat Discord bietet ähnlich wie Slack und Microsoft Teams Einzel-, Gruppen- oder Team-Chats. Darüber hinaus gibt es Verbindungsmöglichkeiten mit anderen Systemen wie Facebook, Skype, Steam etc. und div. Einstellungsoptionen für Benachrichtigungen etc.
Vor allem im Gamer Bereich ist das System beliebt, um neben Computerspielen den Chat laufen zu lassen.

Vorteil von Discord:

Das System hat eine angenehme und intuitive Oberfläche

Nachteil von Discord:

Für einen professionellen Einsatz ist das System nicht zu empfehlen. Discord zählt wie Whatsapp zu mobilen Messaging Lösungen und ist keine integrierte Kommunikationsplattform.

Abbildung 12: Oberfläche Discord

Telegram

Die native App Telegram für PC, MAC, Linux, Android und iPhone/iPad aus Russland hat im Gegensatz zu Discord einen weitaus weniger “verspielten” Ansatz und wirkt im Auftreten wesentlich professioneller.

Vorteile von Telegram:

Bilder, Videos, Nachrichten werden verschlüsselt übergeben, was Telegram zu einer sicheren Kommunikations-Lösung macht.
Des Weiteren gibt es eine eigene Telegram Cloud zur Speicherung von Daten inkl. API-Möglichkeiten.

Nachteil von Telegram:

Leider sind einige (sehr wichtige) Funktionen wie Gruppenanrufe noch im Aufbau, dennoch ist auf jeden Fall eine interessante Alternative.

Abbildung 13: Registrierung in Telegram

Abbildung 14: Übersicht Chat-Fenster Telegram

Abbildung 15: Einstellungsmöglichkeiten in Telegram (Quelle)

Keybase Teams

Das relativ neue System Keybase Team ist seit 2014 am Markt und punktet ähnlich wie Telegram durch eine sichere, verschlüsselte GNU-Privacy Guard Kommunikation. Aufgebaut sind die Keybase Chats wie Slack oder Microsoft Teams in einzelne Gruppen, in die man dann dementsprechend User etc. hinzufügen oder auch nur mit einzelnen Personen chatten kann. On Top gibt es auch Cloud Storage Möglichkeiten.

Zoom

Mit der US-Software Zoom ist es u.a. möglich, Online- und Video-Besprechungen durchzuführen, Dateifreigabe-Workflows einzurichten etc. Vor allem in der Corona COVID-19 Krise wurde Zoom sehr beliebt, obwohl es hier und da Ungereimtheiten zu Datenschutzbestimmungen gibt. Allgemein gilt der Dienst aber als besonders zuverlässig und wird in den USA z.B. auch von Universitäten und Regierungseinheiten genutzt.

Grundlegende Basisfunktionen sind kostenlos, alle weiteren Business-Funktionen bzw. für mehr Teilnehmer einer Online-Konferenz sind dann gegen Aufpreise bzw. Abos erhältlich.

Abbildung 16: Übersicht Zoom

Zoom ist sicherlich eine optimale Lösung für Online-Videokonferenzen. Um als ein vollständiges Social Collaboration System durchzugehen, fehlen wesentliche Funktionen (Projektmanagement, Dateiablage etc.)

Whatsapp

Für den privaten Bereich okay, für den Business Bereich aufgrund fehlender Funktionen nicht zu empfehlen.

Watson Workspace

Mit Watsons Hilfe (eine künstliches Computerprogramm) wollte IBM eine Cloud-Software für Enterprise Chat etablieren. Mangels zu wenig Interesse folgte aber leider das Aus.
Auch Atlassian (Jira, Confluence, Jira) hat seine Systeme Hipchat und Stride aufgegeben und migriert Kunden auf Slack.

Wie schon erwähnt, gibt es natürlich noch mehr Kommunikations-Systeme am Markt bzw. integrative, spezifische Lösungen innerhalb einer Software wie z.B. Chatter von Salesforce.

Weitere Kommunikationsprogramme am Markt

• Sid

• Twist

• Wire

• Signal

• Google Hangouts

Allgemein – Sicherheit und Datenschutz von Kommunikationssystemen

Der Unternehmens-interne Informationsaustausch ist eine sehr vagile Sache und kann bei falscher Handhabung großen Schaden anrichten. Eine mehrstufige Authentifizierung sollte hier z.B. selbstverständlich sein sowie auch eine korrekte und sichere Einrichtung für den Speicherort von Daten.

Fazit

Web-Kommunikation in einem Unternehmen muss sicherstellen, dass sämtliche Inhalte klar, verständlich und möglichst zeitnah an alle wichtigen Ansprechpartner weitergegeben werden. Welches Programm dafür besser ist, hängt in erster Linie vom eigenen Bedarf ab und von den jeweils erfassten Prozessen, welche in einem Kommunikations-System abgebildet werden sollen.