Wer ein gutes Gespür dafür hat, was seine Nutzer interessiert, verfügt über eine wertvolle Sammlung an Informationen und Quellen. Diese bleiben jedoch allzu häufig ungenutzt, weil sie nicht systematisch abgelegt und deshalb schnell vergessen werden.
Bei der Sammlung relevanter Quellen und der redaktionellen Planung für die Veröffentlichung von Content, kommen täglich Massen an Informationen zusammen. Um sich nicht im Informationsdschungel zu verzetteln, braucht es ein funktionierendes Ablagesystem für alle Dateien, Zahlen und Inhalte, die Du im Rahmen Deines Content Marketings verwerten willst. Ein verhältnismäßig unpopuläres aber sehr hilfreiches Tool dafür ist Microsofts Notiz-App OneNote. Wie Du es in Verbindung mit einigen praktischen Add-Ons und Apps ganz einfach zur systematischen Informationsablage machst, will ich Dir in diesem Beitrag zeigen.
Interessanten, ausgewählten Content dezentral in Lesezeichen-Ordnern, "Dringend lesen!"-Ordnern und als Bildschirmfotos auf dem Desktop oder in den Downloads zu speichern, machen viele. Ist aber falsch. In etwa so, als würdest Du eine Kiste voll Gold in Verstecken verteilen, die so sicher sind, dass Du sie garantiert nie wieder findest. Im Keller. Und dann den Schlüssel wegwerfen. Doch Spaß beiseite: Jeder, der im Content Marketing tätig ist, schärft täglich sein Auge für Informationen, die zur Marketingstrategie passen und relevant für die eigene Zielgruppe sind. Da ist es schade um jede Information, jede Datei, die verloren geht, weil sie flüchtig unauffindbar abgelegt wurde.
Auch wenn es sich im ersten Moment mühsam anhört: Mit einem Ablagesystem, in dem jede Info und jede Datei an einem festen Ort abgelegt wird, erleichterst Du Dir die Arbeit enorm. Wie in der Besteckschublade – vermutlich kannst Du blind nach der Gabel greifen, oder? Warum also nicht auch nach dem GIF, das Du vor zwei Wochen gefunden hast?
Microsofts kostenlose Notizapp OneNote ermöglicht nicht nur die strukturierte Ablage von Material – man kann die Inhalte außerdem über die App diskutieren und die abgelegten Informationen immer wieder als Inspirationsquelle und hilfreiches Tool fürs Republishing nutzen. OneNote hat sich so innerhalb kurzer Zeit zu einem Inspirations- und Informationsgarant für wertvollen – weil von uns selektierten – Content entwickelt.
Eine kurze Einführung in OneNote: Die kostenlose Notizapp ermöglicht ähnlich wie das Apple-Pendant Evernote, Notizbücher anzulegen. Diese Notizbücher enthalten einzelne Seiten, auf denen beliebig Links, Dateien, Text und Freihandtext bzw. -Skizzen abgelegt und kategorisiert werden können. Notizbücher können geteilt werden, sodass alle Mitglieder eines Teams sie bearbeiten und kommentieren können.
Nehmen wir das Beispiel-Notizbuch "Content Marketing". Wir teilen es in die folgenden Abschnitte ein:
Abbildung 1: Sieht einfach aus – ist es auch. Die Abschnitte sorgen für Klarheit im Notizbuch
Diese Abschnitte kannst Du Dir wie Trennblätter in einem Ordner vorstellen. Innerhalb der Abschnitte entstehen einzelne Seiten. In unserem Beispiel "Blogbeiträge" kann das wie folgt aussehen:
Abbildung 2: Auf den einzelnen Seiten finden sich die kategorisierten Quellen, Texte und Notizen wieder
Per Doppelklick können Texte, Dateien oder Links an jeder gewünschten Stelle auf der OneNote-Seite eingefügt werden. Links, GIFs, Infografiken und inspirierende Texte erhalten jeweils einzelne Seiten, um einen besseren Überblick zu behalten.
Die einzelnen Seiten sorgen dafür, dass die Informationen übersichtlich aufgerufen werden können. Das hilft Dir sowohl bei der Content Curation, als auch beim Republishing, denn zu jedem Thema können in den Randnotizen Neuerungen, Grafiken und andere Informationen hinzugefügt werden. Sobald ausreichend aktuelle Informationen zu einem Text zusammengetragen wurden, wird die bisherige Version überarbeitet und anschließend die aktualisierte Form veröffentlicht.
Ein sinnvolles Ablagesystem erfordert, dass man Informationen möglichst unkompliziert speichern kann – ansonsten vergeht die Lust an der Ordnung. Zu diesem Zweck können Apps und Erweiterungen genutzt werden, die das Abspeichern nicht nur vereinfachen, sondern sogar teilweise automatisieren. Dazu eignen sich besonders zwei (ebenfalls kostenfreie) Anwendungen:
Das Add-On Web Clipper ermöglicht, beliebige Informationen im gewünschten OneNote-Notizbuch zu speichern. Wirklich praktisch dabei ist, dass neben dem Datum auch die Quelle der Information gespeichert wird:
Abbildung 3: Der Web Clipper zeigt sich immer wieder erstaunlich benutzerfreundlich.
Wie im Bild zu sehen, hast Du die Wahl, was genau Du speichern willst: Einen Screenshot, die gesamte Seite, den reinen Text (ohne Werbeanzeigen) oder Lesezeichen zur Seite.
Eine verhältnismäßig unscheinbare Erweiterung, die ein paar Klicks erspart. Auf etwa zehn Quellen am Tag hochgerechnet, die ich mir merken möchte, ist das allerdings schon eine bedeutende Anzahl an Klicks und Zeit, die so wegfallen. Dazu kommt, dass ich mich nicht dazu zwingen muss, Informationen zu sortieren – ich lege sie schließlich sofort dort ab, wo ich sie im nächsten Schritt wiederfinden möchte.
IFTTT ermöglicht die Automatisierung von Vorgängen, indem es zwei von Dir genutzte Apps verbindet und eine Aktion ausführt, sobald ein von Dir definierter Trigger ausgelöst wird. Diese Minianwendungen nennen sich Applets. Zur Veranschaulichung ein paar Anwendungsbeispiele:
Aufgaben, die sich regelmäßig wiederholen, können so hervorragend automatisch bearbeitet werden. Sollte bei den angegebenen Applets nicht der Dienst verfügbar sein, den Du benötigst, lohnt es sich, Dich in die Funktionsweise von IFTTT einzulesen. Nach kurzer Einarbeitung kannst Du individuelle Applets erstellen, die exakt auf Deine Bedürfnisse zugeschnitten sind.
Es ist eine Frage der Arbeitsweise – aber wer sich darauf einlässt, kann beim Planen, Erstellen und Veröffentlichen von Content mit OneNote die Arbeitseffizienz erheblich verbessern.
Nehmen wir diesen Beitrag als Beispiel: Hierfür habe ich eine Seite im Abschnitt "Kooperationen" des Notizhefts "Content Marketing" angelegt. Nach dem anfänglichen Brainstorming auf meinem Tablet konnte ich den einzelnen Punkten entsprechende Quellen zuordnen. Außerdem lassen sich auch Seiten anderer Notizbücher verknüpfen – beispielsweise die, auf der ich alle meine Lesezeichen gespeichert habe.
Abbildung 4: Vom ersten Skribble bis zum finalen Aufbau finde ich alle Infos zu einem Beitrag in OneNote wieder.
Der grobe Aufbau in Stichpunkten hilft mir beim Schreiben des Beitrags und gibt später eine knackige Übersicht über die Kernthemen des Artikels. Ist der Text fertig, lege ich die Seite im Abschnitt "Archiv" ab. So habe ich immer einen Überblick über alle Beiträge, die ich für einen konkreten Kooperationspartner verfasst habe.
Dass dabei alle verwendeten Quellen direkt an einem Ort gespeichert sind und nicht erst mühsam wieder zusammengesucht werden müssen, hat sich für mich schon unzählige Male als große Zeitersparnis erwiesen. Unabhängig davon, wie Du Dir Deine Notizheft einteilst, ist es immer vorteilhaft, automatisch zu wissen, wo Du eine Information findest. Ich bin mit diesem System oft sogar schneller als mit der Suchfunktion meines Betriebssystems.
Wenn Du soweit bist, dass Du alle relevanten Informationen und Quellen dort speicherst, wo Du sie beim Schreiben bzw. Posten suchst, sparst Du schnell spürbar Zeit. Damit das so bleibt, ist es allerdings wichtig, die InformationeOn effizient zu verwalten. Denn das Chaos einfach nur aus der Lesezeichenliste und dem "Lesen!!!!"-Ordner nach OneNote zu verschieben, hilft natürlich auf Dauer nicht. Entsprechend solltest Du Dir Regeln für den Umgang mit den Informationen festlegen.
1. Die Menge an Infos überschaubar halten
Ich gehe mit unserem OneNote-Informationsarchiv vor wie mit Fachmagazinen: Es gibt eine überschaubare Menge an Informationen, die behalten werden. Wird diese Menge überschritten, gilt folgende Regel: Für jede neu hinzugefügte Quelle oder Info muss eine vorhandene weichen. In der Regel die älteste, denn noch älter als die Zeitung von gestern ist nur der virale Katzenpost, den schon jeder kennt.
2. Alte Quellen löschen oder archivieren
Veraltete Quellen oder Zahlen solltest Du ab und an aussortieren. Die Zeit, die Du durch die kluge Ablage sparst, kannst Du zum Teil investieren, um Dein Notizbuch aktuell zu halten. Chaos macht die Seiten unübersichtlich. Unübersichtliche Ablagen erzeugen wieder Arbeit – und die nimmt den Spaß am systematischen Speichern.
3. Löschen auf Probe
Wenn Du Dir nicht sicher bist, ob Du eine Info noch einmal benötigen könntest, eignet sich das "Löschen auf Probe": Lege Dir einen Abschnitt im Notizbuch an, in den Du ungenutzte Dateien verschiebst, und setze Dir ein Verfallsdatum für diese Infos. Wurden sie beispielsweise nach 4 Monaten noch nicht wieder genutzt, können sie gelöscht werden. Wenn Du Dich dennoch nicht trennen willst, eignet sich Tipp 5.
4. Informationen kategorisieren
Um Deine Informationen einfach clustern zu können, bietet OneNote die Option, sie mit einem Kategorienlabel zu versehen. Einige davon erscheinen zugegeben überflüssig. Dennoch: Mit dem Label "Aufgaben" werden Notizen automatisch mit einem Kästchen zum Abhaken versehen – was sich vor allem unterwegs als besonders praktisch erwiesen hat. Ich erstelle mir gerne in der App To-Do-Listen, die ich dann im ICE übers Smartphone abrufen und abarbeiten kann.
Abbildung 5: Dank der Labels lassen sich Informationen über die Suchfunktion leicht kategorisieren
5. Für besondere Schätze: Glossar anlegen
Zeitlose Informationen und vor allem auch Links zu relevanten Quellen kannst Du in OneNote ebenfalls gesammelt auf einer Seite anlegen. So bleibt beispielsweise Deine Lesezeichenleiste im Browser übersichtlich und erfüllt vor allem ihren ursprünglichen Zweck: Einen Schnellzugriff auf Seiten zu ermöglichen, die Du regelmäßig frequentierst. Alle anderen spannenden Quellen, die Dir in unbestimmter Zeit nützlich sein können, sortierst Du auf der Sammelseite Deines Notizbuch nach Themen.
Um alle Quellen, To-Dos und bereits erstellten Inhalte für Dein Content Marketing jederzeit übersichtlich einsehen zu können, braucht es ein System. Microsofts OneNote bietet für eine kostenfreie App eine sehr solide Basis, die den intuitiven Zugriff auf alle Deine Daten ermöglicht. Durch intelligente Verknüpfungen und eine anständige Suchfunktion entfallen Suchzeiten weitestgehend, was bereits auf die Woche hochgerechnet eine spürbare Zeitersparnis bedeuten kann. Und noch ein Tipp: Wenn es mal haken sollte, reagieren die Mitarbeiter von @Microsofthilft auf Twitter in der Regel sehr zügig.
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Veröffentlicht am 31.01.2017 von Jürgen Kurz.
Büro-Effizienz-Experte (ntv) und „Aufräumer Nr.1“ (rtl), Experte für digitales Arbeiten. Jürgen Kurz ist Unternehmer, Senior-Consultant und Blogger. Er ist der Begründer von Büro-Kaizen®, einer Methode, die mindestens 20 % mehr Effizienz im Büro ermöglicht. Die Schwerpunkte sind effiziente Prozesse im Büro, digitale Lösungen, das Büro von morgen und mobiles Arbeiten.