Attachment

Attachment steht für „Anhang“ und bezieht sich auf versendete Mails. Ein solcher Anhang kann in unterschiedlichen Formaten verschickt werden.

Allgemeine Informationen zum Thema

Ein Attachment wird einer Mail angehängt und muss vom Empfänger geöffnet werden. Meist werden Textdokumente als Anhang versendet, darüber hinaus PDFs oder Office-Dokumente. Denkbar sind auch Anhänge, die Audio- oder Videoformate haben. Normalerweise lassen sich sämtliche binäre Dateien als Datenanhang verschicken, technisch betrachtet findet man Anhänge im Body. Beim Body handelt es sich um den Textkörper, der Elemente wie Buttons, Formulare oder Text enthält. Es ist neben dem Header der zweite Bestandteil von Mails und zeigt den Inhalt einer Nachricht. Dabei sind die Verwendungen formatierter HTML-Texte oder Binärdaten wie etwa Bilder möglich.

Probleme und Risiken mit Attachments

Nicht jeder Anhang kann problemlos versendet werden. Die meisten Anbieter haben Größenbeschränkungen, die insbesondere Audio- oder Videoformate betreffen. Größenbeschränkungen lassen sich allerdings inzwischen leicht umgehen, indem entweder externe Anbieter genutzt werden, die auch das Versenden größerer Anhänge erlauben. Oder durch angebotene Cloud-Lösungen von Mailanbietern, die beim Empfänger die Möglichkeit bieten, die Attachments über einen Link bzw. Download zu öffnen.

Dem lösbaren Problem der Größenbeschränkung steht ein anderes gegenüber, das nicht immer einfach zu händeln ist. Anhänge dienen erfahrungsgemäß immer wieder dazu, Spam zu platzieren. Deshalb kann es passieren, dass Attachments Ihren Empfänger nicht erreichen, weil die komplette Mail im Spam-Ordner landet. Insbesondere Newsletter sind von dieser Problemstellung häufig betroffen. Beim Versenden von Bildern empfiehlt es sich daher, diese über einen externen Server in den Newsletter einzubinden. Die Wahrscheinlichkeit, dass der Newsletter so durch den Spam-Filter erkannt und verbannt wird, wird so deutlich geringer. Generell ist bei Anhängen von unbekannten Absendern äußerste Vorsicht geboten, denn sie können im Zweifel immer Viren oder andere Schädlinge enthalten. Und selbst bei vermeintlich bekannten Absenden ist nicht gewährleistet, dass ein Attachment harmlos ist.

Personalisierte Anhänge

Im Online Marketing ist seit langem bekannt, dass personalisierte Mails bzw. Newsletter einen besseren Wirkungsgrad erzielen. Durch die individuelle Ansprache wächst die Aufmerksamkeit des Empfängers, er fühlt sich persönlich angesprochen und liest die eingehende Mail in der Regel genauer und konzentrierter.

Die Personalisierung kann auf unterschiedliche Weise geschehen, also beispielsweise in der Betreffzeile, der individuell zugeschnittenen Anrede oder im Rahmen kompletter Inhaltsblöcke. Um die Wirkung der persönlichen Ansprache um einen weiteren Faktor zu erhöhen, können auch Anhänge in Form von PDF-Dokumenten personalisiert werden. Im Marketing werden solche Attachments genutzt, um Kunden Einladungen, Gutscheine, Broschüren, Tickets oder andere Angebote zukommen zu lassen. Durch die direkte Anrede mit dem Namen des Empfängers wird die Mail mit Anhang als hochwertiger empfunden und somit wahrscheinlicher gelesen als eine Mail, die auf die personalisierte Ansprache verzichtet.

Die Verwendung von personalisierten Anhängen als PDF-Dokument statt der Textform oder HTML bietet einige Vorteile:

Die Darstellung des Anhangs ist unabhängig vom genutzten E-Mail-Client. Empfänger von Text-Mailings sehen dagegen oft lediglich Bilder oder Grafiken. Der Sicherheitsfaktor ist hoch, denn durch Sicherheitseinstellungen lässt sich die Weitergabe an nicht berechtigte Dritte meist vollständig vermeiden. Sowohl die Archivierung als auch das Drucken des Dokuments erfordern keinen großen Aufwand.

Viele Unternehmen behandeln personalisierte Anhänge eher stiefmütterlich, weil sie fürchten, dass damit hoher logistischer und finanzieller Aufwand verbunden sei. Faktisch lässt sich die Befürchtung jedoch nicht aufrechterhalten, denn die Erstellung personalisierter PDF-Anhänge lässt sich mit ein wenig technischem Geschick leicht realisieren. Hinzu kommt, dass die Umsetzung in vielen Fällen innerhalb des eigenen Unternehmens mit dem vorhandenen Personal gestaltet werden kann. Somit sind auch keine Kosten durch externe Anbieter einzukalkulieren.

Mail Attachment Downloader als sinnvolle Hilfe für Attachments

Nicht immer lassen sich Anhänge entweder direkt oder über einen Link bzw. Download öffnen. Gerade in Unternehmen stellen Anhänge wie Rechnungsbelege oder andere umfangreiche Dokumente für den Empfänger eine Herausforderung dar, wenn er zunächst mühsam Attachments extrahieren muss.

Auf dem Markt gibt es zahlreiche, teils kostenlose Programme, die helfen, Mail-Anhänge aus großen Datenbeständen herauszufiltern und diese problemlos zu öffnen. Sowohl die Hardware- als auch die Software-Anforderungen sind gering, sodass die Programme sehr einfach in bestehende Systeme integriert werden können. Die Funktionalität stellt den Mailempfänger vor keine großen Herausforderungen, nach dem Öffnen des Programms wird ein Fenster sichtbar, in das man die entsprechenden Zugangsdaten der E-Mail-Adresse bzw. des Online-Kontos eingibt. Im nächsten Schritt kann ausgewählt werden, welcher Nutzer welche Anhänge öffnen will. Auch das Speichern der Anhänge ist einfach, man legt lediglich einen Ordner fest und speichert den Anhang oder die Anhänge.

Bedeutung für das Online Marketing

Für die meisten Unternehmen sind Anhänge ein Bestandteil des täglichen Geschäfts. Der richtige Umgang damit ist daher von ausschlaggebender Bedeutung für das Funktionieren der entsprechenden Abläufe. Ob und welche Hilfsmittel eingesetzt werden, hängt von der Größe des Unternehmens und der Art und Zahl der versendeten Anhänge ab. In jedem Fall muss sichergestellt sein, dass Zuverlässigkeit, Sicherheit und Zustellbarkeit erfolgreich in den Alltag integriert werden.

Weblinks

• Wie Sie ohne SAP DMS Dokumente an ein SAP Objekt hängen
• Bilder direkt in E-Mails einbetten
• E-Mail Attachment (Anhang) ist oft ein rotes Tuch für die Spamfilter!