E-Procurement


E-Procurement ist die Kurzform von Electronic Procurement (dt. elektronische Beschaffung) und bezeichnet den Einkauf von Waren oder Dienstleistungen mit elektronischer Systeme häufig über digitale Netzwerke wie das Internet. Die elektronische Beschaffung ist in der Regel ein fester Bestandteil des E-Commerce und somit auch des E-Business. Beim E-Procurement werden moderne Kommunikationsmethoden mit klassischer Beschaffung kombiniert und die damit einhergehenden Prozesse elektronisch bzw. digital verwaltet und abgewickelt. Die elektronische Abwicklung von Aufträgen wird E-Fulfillment genannt. Der Vorteil des E-Procurement besteht in der Zeit- und damit Kosteneinsparung bei der Abwicklung von Bestellprozessen.

Hintergrund

Im Zuge der Digitalisierung und der Ausbreitung des Internet hat sich der elektronische Handel, der E-Commerce, entwickelt. Im gleichen Zeitraum haben sich die Beschaffungsmechanismen von Waren verändert und in vielen Branchen bereits an die neuen Gegebenheiten angepasst. Ein Ergebnis dieser Veränderungen ist das E-Procurement.

Waren bisher in Unternehmen viele Einzelschritte nötig, um Güter zu bestellen, kann dieser komplette Ablauf heute um viele Schritte gekürzt werden. Vor der Digitalisierung musste zunächst der Bedarf ermittelt, anschließend das Budget geprüft, die Angebote verglichen, Bestellschreiben aufgesetzt und schließlich der Wareneingang kontrolliert und archiviert werden. Heute können diese Einzeletappen der Beschaffung vielfach automatisiert erfolgen und mit nur einem Knopfdruck gestartet werden. Häufig lassen sich E-Procurement und –Fulfilment mit nur einer Softwarelösung in Form eines ERP realisieren.

Vor allem für größere Unternehmen bietet das E-Procurement die Möglichkeit, Personalkosten einzusparen und die Zeit zwischen Warenbestellung, Lieferung und je nach Unternehmensausrichtung letztlich dem Wiederverkauf deutlich verkürzen. Somit bietet sich das E-Procurement vor allem auch für Online-Händler an, deren Kunden in der Regel auf eine hohe Warenverfügbarkeit sowie eine schnelle Lieferung setzen. Wer seine E-Procurement-Prozesse optimiert, kann sich somit einen eindeutigen Marktvorteil verschaffen.

Typen von E-Procurement-Systemen

Es gibt verschiedene Charakteristika, anhand derer E-Procurement-Systeme eingestuft werden können. So spielen u.a. die Teilnehmer an diesen Systemen eine Rolle. Denn üblicherweise vollzieht sich das E-Procurement überwiegend im B2B-Bereich. Ebenso ist die Art der über das System beschafften Güter eine Rolle. Darüber hinaus sind die Kosten des Beschaffungsprozesses relevant sowie die Beziehungen zwischen den Akteuren innerhalb des E-Procurement-Kreislaufs.

Grundsätzlich lassen sich anhand der aufgezählten Merkmale drei verschiedene Systeme unterscheiden:

  • Lieferantensysteme (sell-side-Lösungen): Hier geht die Initiative des E-Procurement vom Lieferanten aus. Er stellt die nötige Plattform bereit und der Kunde kann seine Güter darüber beschaffen. Der Lieferant bestimmte dabei sowohl die Warenverfügbarkeit als auch die Preise.
  • Beschaffersysteme (buy-side-Lösungen): In diesem Fall definiert der Einkäufer die Konditionen wie Preise und Abnahmemenge für den eigenen Beschaffungsprozess. Wenn zum Beispiel große Industrieunternehmen Bedarf an Ersatzteilen haben, kann dieser Bedarf über das E-Procurement-System ausgeschrieben werden. Verschiedene Zulieferer haben dann die Möglichkeit, über das System den Zuschlag für die Herstellung dieser Teile zu erhalten.
  • Marktplätze (many-to-many-Lösungen): Bei diesen Systemen vermischen sich sowohl Beschaffer- als auch Lieferantensysteme. Hersteller können ihre Ware anbieten und Abnehmer zugleich ihren Bedarf angeben. Der Marktplatz wird dann meist von einer dritten Partei reguliert. Ein modernes Beispiel für einen solchen Marktplatz ist die Handeslplattform Alibaba, die zudem den B2B mit dem B2C-Bereich teilweise vermischt.

Voraussetzungen

Damit das E-Procurement seine volle Leistungsfähigkeit erhalten kann, sollten Teilnehmer an dieser Methode einheitliche Standards verwenden. Diese können sich z.B. auf die Auszeichnung von Waren beziehen (GTIN oder ISBN) oder auch die verwendeten Dateiformate betreffen (z.B. XML). Neben der Frage der verwendeten Formate ist auch die Infrastruktur nicht zu vernachlässigen. Denn E-Procurement kann in Intranets, Extranets, virtuellen Servern oder mithilfe bestimmter Marktplätze umgesetzt werden. Im Einzelfall muss dies mit den Teilnehmern und Partnern abgesprochen werden.

Vorteile

Durch die elektronische Abwicklung der Warenbeschaffung haben Firmen immense Vorteile, die hier kurz aufgeführt werden:

  • minimierter Zeit-, Arbeits- und somit Kostenaufwand gegenüber herkömmlicher Beschaffung
  • schnellere Beschaffung von Material oder Produkten
  • mehr Vergleichsmöglichkeiten von Preisen oder Lieferanten
  • unkompliziertere Integration von neuen Beschaffungsquelle
  • flexibler Einkauf, da die Bezugsquellen online rund um die Uhr abrufbar sind

Die durch das E-Procurement entstehenden Vorteile können Dienstleister z.B. direkt an Kunden weitergeben. Auf diese Weise bietet die elektronische Beschaffung auch für die Konsumenten einen Vorteil, da sie von günstigeren Preisen profitieren können.

Beispiel

E-Procurement kommt vorzugsweise bei mittleren bis großen Unternehmen zum Einsatz. Sowohl das produzierende Gewerbe als auch der Handel setzen auf E-Procurement-Lösungen, wenn die Beschaffung von Waren in großem Umfang oder besonders flexibel erfolgen muss. Dies alles elektronisch mit Hilfe eines VPN-Systems oder Intranets zu realisieren, erfordert zunächst große Investitionen, die sich durch Einsparungen an Zeit und Geld amortisieren lassen.

Angenommen ein Unternehmen X ist auf Zulieferer Y angewiesen, der Rohstoffe für ein Produkt herstellt und anliefert. Viele Zulieferer wollen eine standardisierte Datenvorhaltung, sodass sie schnell und unkompliziert auf ihre Firmen-Kunden reagieren können. Wird nun eine automatisierte Schnittstelle verwendet, geschieht die Kommunikation über Warenbestände, Lieferlisten, Mengenangaben und zu zahlende Beträge gänzlich über ein Extra- bzw. Intranet – eine gesicherte Verbindung zwischen Zulieferer und Unternehmen, die zudem noch mit dem ERP-System verbunden werden kann.

So entsteht ein überaus effizientes, automatisiertes Management von Lieferungen und verfügbaren Datenbeständen. Das Unternehmen X kommt in diesem Fall nicht umhin, ein E-Procurement-System zu integrieren, denn der Zulieferer Y würde ansonsten seine Leistungen nicht mehr bereitstellen. Gleichzeitig profitieren verschiedene Bereiche des Unternehmens X: Logistik, Waren- und Finanzbuchhaltung und nicht zu Letzt der Kunde. Denn durch die schnelle Verfügbarkeit und die aktuellen Informationen zu Produkten (Lieferzeit etc.) werden die internen Vorteile direkt an den Kunden weitergegeben.

Nutzen für Online-Marketing

Prozessoptimierung spielt im Online-Marketing immer eine wichtige Rolle. Mit E-Procurement haben vor allem Online-Shops die Möglichkeit, schon bei der Warenbeschaffung zu optimieren. Je schneller Waren eingekauft werden können, desto schneller sind sie wieder für den Verkauf verfügbar. Je günstiger Güter beschafft werden, desto größer sind letztlich die Möglichkeiten bei der Preisgestaltung. Niedrige Preise können wiederum gezielt beworben werden, wodurch sich Markenbekanntheit und –reichweite steigern lassen. Im Zusammenspiel mit einem ERP-System und Shop-CMS können Online-Händler viele verschiedene Prozesse auf einmal automatisieren und somit zusätzliche Kosten einsparen oder Ressourcen für Werbung oder Personal nutzen.

Weblinks


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